分清企业会议与流程管理的主次
发布日期:2014-08-29  浏览次数:1209
      会议是解决问题、推动工作、提高工作效率最有效的手段。但是一切依靠会议,离开会议工作就无法开展则是管理的失败。特别是有一定历史和一定规模的企业,更是不能让会议成为开展工作的主要手段。当一切依靠会议推动的时候,企业的制度、标准、流程一定起不了多少作用。当企业员工养成“会议依赖症”之后,制度、标准、流程就更加不起作用。
      为什么管理者开会成瘾?因为可以面对面沟通,有大家帮助想办法,万一解决不了问题,个人就会心安理得:你们大家都没有想出办法,我一个人怎么解决得了?所以说,会议减少了个人责任,会议让大家养成“不负责任”的习惯。还有,有的管理者不开会,就不知道自己还有什么事情可做!
      会议解决问题,的确简单快捷,可是,大家有没有看到召开会议的准备时间;为了等到会议上解决问题,把手中正在进行的工作停顿下来等待会议上解决所花费的时间;开会之后,整理会议记录、落实会议决议的跟踪时间……如果我们仔细计算会议前后所花费的全部时间,特别是“等会议解决”的等待时间,你会发现“会议成本”是多么高昂!如果走流程,如果按工作职责,让每个人各负其责,问题的解决应该可以节省多少时间?!
      一定有人会说:我们开会都是迫不得已!问题成堆、积案无数,不开会,管理者不知所措,不开会,员工不知所为,不开会,企业就要停止运转了,不开会行吗?我只能说,这就是不重视执行制度、不重视规范流程、不重视建立标准,却主要依靠会议管理企业“积劳成疾”所生的恶果而已。
      如果企业规定并养成习惯——会议仅仅为必须解决问题时才召开,例行工作一律让各级主管、各个员工遵循制度、流程和标准履行职责,企业的会议一定会大大减少,工作效率一定大有提高。
      会议解决问题,短期效果显著,但是企业发展必须追求长远利益和持续效果。会议应该围绕企业的长远发展进行组织和安排。会议应该是执行制度的补充,如果出现新情况新问题,企业没有制度规定、没有执行标准、没有规范流程,那么会议的作用就是制订制度、建立标准、完善流程;如果有制度、有标准、有流程而不被执行,会议要做的就是惩处不执行者,以儆效尤!简而言之,会议要么建立制度、标准、流程,要么推动制度、标准、流程执行。如果会议总是例行事务的重复讨论、老生常谈,则不如不开。
      会议多,主管累、员工烦、效率低,要摆脱低效会议带来的恶性循环,就必须改变企业管理的方式,让企业会议减少,让流程管理主导。转变管理方式首先就从会议管理开始,管理好各种会议的主题与流程,控制好开会的时间与人员,把会议频率降低,把可开可不开的会议坚决刹住。流程越规范,企业的会议一定简短。
      会议和流程本身没有矛盾,组织有序的会议本身就是很好的流程,流程运行正常也少不了会议推动。但是,一家企业如果以会议管理作为主要方式和手段,那么企业的流程就一定低效甚至混乱。会议越多,则依流程办事的时间就少;会议越多,执行流程的可能性就会降低,因为,员工工作时间被会议占用;会议越多,走捷径的机会就多,流程被忽视或遗忘的可能性就大。事实也证明,流程执行越规范的企业,会议越来越少;会议越来越多的企业,流程越来越乱。打针吃药可以恢复身体健康,如果一个人完全依靠打针吃药,恐怕身体就永远没有健康了。会议犹如打针吃药,可以快速解决问题,但经营企业不能指望会议解决一切。流程于企业就像人的主粮,偶尔一顿饭不吃可以,长时间不吃饭,即使不死也离死亡不远了。维持企业长久发展的是规范有序的流程,而不是打针吃药的会议。
      从以会议管理为主要手段向全面实施流程管理过度是企业管理进步的必然。
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